Per organizzare un congresso, bisogna, prima di tutto, seguire dei parametri. Nulla deve essere lasciato al caso e sottovalutato. Tutti i singoli particolari devono essere calcolati anche in base al tempo che è fondamentale. Ci sono poi delle esigenze particolari da dover tener conto, ad esempio, quando è necessario tenere delle votazioni, raccogliere adesioni, compilare questionari, ecc. Per questo motivo per organizzare un congresso ci vuole molta professionalità e competenza. Anche la puntualità e la disponibilità è molto importante pechè spesso si ha a che fare con alti dirigenti d’Azienda e Multinazionali. La prima cosa da fare è quella di pianificare l’evento nel dettaglio, per evitare di commettere errori.Molto importante è riuscire a preparare in anticipo tutto il materiale in termine di comunicazione e grafica, predisponendo anche tutto il materiale audio e video che servirà a rendere il congresso ancora più interessante. Vanno predisposte con largo anticipo anche tutte le liste dei partecipanti, incluse, dove necessario, le liste dei rappresentati d’azienda e dei membri aventi diritto al voto. In molti casi, l’organizzazione del congresso prevede anche l’accoglienza, non solo per i partecipanti, ma anche per i relatori comprese le prenotazioni ed i trasferimenti per poter offrire un servizio all’altezza ed adeguato alla modalità del congresso. Anche l’assistenza in loco risulta essere predominante, per riuscire a risolvere le eventuali problematiche o richieste che potrebbero verificarsi.
Professional Congress Organizer
Oltre 3 milioni di persone, durante il corso dell’anno si muovono per assistere a congressi internazionali, mentre sono oltre 50 milioni le persone che si muovono all’interno della propria nazione per assistere ad altrettanti congressi, fiere e manifestazioni. Numeri davvero da capogiro che fanno intuire quanto alta sia la richiesta di poter organizzare congressi durante tutto il periodo dell’anno. Per questo è nata anche una “nuova” figura, quella del Professional Congress Organizer, ovvero aziende di riferimento che organizzano congressi. Un ruolo innovativo e sempre più ricercato per chi organizza congressi, e quindi progetta e pianifica l’evento. Per questo, prima di tutto è bene preventivare i costi, ricercare gli sponsor e, tutte le fasi, inclusa l’ospitalità, il rinfresco, la promozione, servizi linguistici ecc. Quindi se dovete organizzare un congresso, affidatevi a veri professionisti, non date ascolto a quelli che vi dicono che basta una bella locandina con una veste grafica interessante, una stanza, e magari la prenotazione di alcune stanze d’albergo. Non date retta a chi minimizza tutto questo se non volete ritrovarvi in situazioni davvero imbarazzanti e di gravi perdite.